GEREJA  SANTA ODILIA – CITRA RAYA

1. TUGAS POKOK TATA LAKSANA
2. KETENTUAN UMUM
3. PROSEDUR TUGAS TATA LAKSANA

Penjelasan:

I.  TUGAS POKOK TATA LAKSANA

1. Membantu dan mengarahkan umat yang hadir untuk menempati tempat duduk.
2. Menjaga agar misa berjalan dengan tertib, lancar dan aman.
3. Mengedarkan dan mengumpulkan kembali kantong kolekte pada waktu persembahan.
4. Mengatur umat agar tertib pada waktu penerimaan komuni.

II. KETENTUAN UMUM

1. Setiap lingkungan mendapat tugas Tata Laksana secara periodik dan bergiliran, sesuai jadwal yang dibuat oleh Seksi Liturgi.
2. Pada misa khusus atau misa besar tugas Tata Laksana dilakukan oleh wilayah atau gabungan beberapa lingkungan, atau Komponen Gereja/Kelompok Kategorial.
3. Petugas Tata Laksana adalah pria/wanita dewasa dan remaja, dengan usia minimum 15 tahun. (kecuali misa khusus anak-anak)
4. Petugas berpakaian sopan dan rapi, dianjurkan memakai seragam atas putih bawah hitam/gelap, atau seragam khusus dari Lingkungan masing-masing/kelompok kategorial, dan dihimbau untuk memakai sepatu, jangan memakai sandal.
5. Jumlah petugas pada setiap kali misa hendaknya mencukupi, minimal 12 orang
6. Petugas harus hadir lebih awal, + 30 menit sebelum misa dimulai
7. Pada waktu bertugas, agar ditentukan seorang sebagai koordinator Tata Laksana, Boleh ketua lingkungan, seksi liturgi Lingkungan atau orang lain yang ditunjuk Sesuai kesepakatan. Koordinator Tata Laksana mengatur penempatan lokasi  masing-masing petugas, memberikan arahan tugas, dan mengkoordinir petugas agar Tugas Pokok Tata Laksana bisa berjalan dengan baik.
8. Petugas menempati lokasi-lokasi yang telah ditentukan oleh koordinator, dan dihimbau untuk tidak berdiri berjajar di belakang deretan bangku paling belakang.
9. Meminta umat untuk mematuhi beberapa himbauan/peringatan/panduan yang dipasang diseputar gereja. (misal : matikan handphone, meminta anak-anak tidak berlarian dll)
10. Petugas agar menempati duduk yang khusus yang telah disediakan (kiri kanan dan belakang) ketika Misa sudah dimulai.
11. Menyiapkan petugas untuk komentator sebelum misa dimulai (dilaksanakan 5 menit sebelum dimulai Misa)

III. PROSEDUR TUGAS TATA LAKSANA

A. SEBELUM MISA :

Persiapan :

– Mengenakan tanda petugas (badge) yang sudah disediakan. (Sesuaikan dengan warna liturgi bila sudah tersedia)

– Mengambil kantong kolekte dari tempat penyimpanan, dan menyiapkan kantong secara berpasangan (warna merah & Maroon) dan yakinkan bahwa kantong dalam kondisi baik (tidak bolong).

– Mendistribusikan kantong kolekte ke tiap kelompok tempat duduk (termasuk juga diatas, samping kiri kanan pada hari besar)

Membantu dan mengarahkan umat ke tempat duduk :

–  Pada setiap pintu masuk, 1-2 orang petugas menyambut umat yang hadir dengan senyum ramah dan sopan (dihimbau untuk menyapa umat), sambil mempersilahkan/mengarahkan umat menuju ke deretan tempat duduk yang masih kosong dari bagian depan.

–  Petugas yang lain berdiri di koridor, lorong antara deretan tempat duduk, untuk membantu dan mengarahkan umat mencari tempat duduk yang kosong.

– Petugas mengatur agar satu deretan tempat duduk berisi maksimal 7 orang. Apabila  tempat duduk sudah penuh maka petugas memberitahu kepada petugas di pintu agar umat jangan lagi diarahkan ke lokasi tersebut.  

– Secara umum prioritas umat agar diarahkan memenuhi tempat duduk di dalam   gereja penuhi dari kursi depan, apabila tidak mencukupi maka diarahkan ke tempat yang tersedia (lantai 2 atau kiri kanan gereja dengan tetap menjaga ketertiban).

–  Prioritas juga diberikan kepada umat lansia dan penyandang cacat agar bisa mendapatkan tempat duduk yang baik.

B. SELAMA MISA BERLANGSUNG

Mengarahkan umat yang datang terlambat :

Jika ada umat yang datang terlambat, petugas yang berdiri di pintu masuk mengarahkan dan membimbing umat untuk mendapatkan tempat duduk dan usahakan jangan mengganggu jalannya misa atau umat lain. Petugas membimbing umat untuk masuk dari koridor samping belakang jangan dari  koridor  tengah/depan altar untuk diarahkan ke ruang atas, karena akan menggangu  kekhidmatan misa.

Apabila sudah memasuki bacaan Injil :

Maka umat yang terlambat tidak perlu dibimbing lagi, hal ini untuk memberikan edukasi agar umat tidak datang  terlambat. Berikan     informasi apabila tempat duduk sudah penuh.

Menjaga ketertiban dan kekhidmatan misa

Selama misa berlangsung, apabila dirasakan ada anak- anak yang mengganggu  kekhidmatan misa, terutama yang berada diluar gedung gereja, misalnya  berlari-lari an, membawa mainan atau makanan yang mengganggu, maka petugas berhak untuk  mengingatkan, dan jika terpaksa harus menegur orang tuanya,  maka hendaknya dilakukan dengan baik dan sopan.

Membantu umat yang membutuhkan pertolongan kesehatan darurat, dan mengantarkan ke klinik kesehatan di gedung Damian

C. SAAT PERSEMBAHAN

1. Pada waktu persembahan, petugas menjalankan/mengedarkan kantong kolekte.
2. Petugas berdiri di koridor samping, jangan di koridor tengah/depan altar dengan tujuan agar tidak mengganggu kekhidmatan misa ataupun prosesi persembahan.
3. Sementara kolekte berlangsung, Para petugas yang ditunjuk mengantarkan persembahan agar bersiap-siap dibelakang yang akan dibantu oleh putri sakristi  (note : kotak diisi  oleh petugas tatalaksana dan umat)
4. Berjalan ke altar bersama dengan putra altar dan kembali dengan tangan di depan dada, berjalan tegap tidak tergesa-gesa.
5. Masukkan kantong kolekte yang sudah terisi ke dalam keranjang penampungan, dan tutuplah keranjang penampungan setelah semua kantong terkumpul.
6. Keranjang penampungan yang sudah terisi uang persembahan, diantar oleh  4 petugas dengan berjalan tegap tidak tergesa-gesa ke depan altar dengan satu tangan di depan dada, sesampai didepan altar bungkukkan badan dengan penuh hormat ke altar secara bersamaan dan letakan di depan mimbar lektor & pemazmur dan kembali ke depan altar dan membungkukkan badan kembali secara bersamaan dan kembali kebelakang dengan didahului oleh petugas yang berada ditengah dengan tertib berbaris dengan kedua tangan berada di depan dada(sikap tangan tertutup seperti berdoa). contoh sikap akan diberikan oleh “sie tatalaksana”

1. SAAT KOMUNI
2. Untuk titik komuni diluar gereja, prodiakon dijemput dengan cara menunggu di dekat pintu, tidak perlu menjemput sampai ke dekat altar, kemudian mengantar prodiakon sampai ke titik pembagian komuni yang telah di tentukan, prioritaskan untuk tempat yang jauh terlebih dahulu (misalkan ruang atas, kemudian samping kiri dan kanan gereja)
3. Petugas didalam gereja maupun diluar gereja mengatur umat dalam barisan yang rapi dan bergiliran agar penerimaan komuni berjalan dengan tertib dan lancar.
4. Prioritaskan umat yang menggunakan kursi roda atau penyandang cacat lainnya yang tidak bisa mengantri, dengan memberitahukan ke prodiakon.
5. Apabila prodiakon sudah selesai memberikan komuni di satu titik, dan di tempat lain masih ada yang belum selesai, maka petugas mengarahkan prodiakon untuk membantu di titik lain (yang antrian umatnya masih cukup panjang).

1. SESUDAH MISA:
2. Memeriksa bangku-bangku, jika ada barang milik umat yang tertinggal maka barang tersebut dititipkan di sekretariat gereja untuk diurus lebih lanjut. Jika gereja masih banyak umat dan dipandang perlu, maka petugas boleh mengumumkan melalui pengeras suara.
3. Mengambil kotak kolekte kayu di altar, dan menyatukan isi persembahan dengan isi kantong kolekte lainnya untuk dibawa ke ruangan yang telah disediakan untuk dihitung jumlahnya dan diserahkan ke bendahara gereja.
4. Mengumpulkan kantong kolekte untuk dikembalikan ketempat yang telah disediakan untuk disimapan kembali untuk persiapan misa berikutnya
5. Kembalikan tanda petugas (badge) dan kumpulkan di tempat yang sudah disediakan.
6. Membantu mengembalikan kursi/bangku plastik yang dipergunakan umat ke tempat semula.